شرح وظایف دفتر برنامه و بودجه، تشکیلات و مدیریت عملکرد
اهم فعالیت های این حوزه که وظایف آن شامل : پیش بینی و تنظیم بودجه سالانه و تهیه موافقت نامه های مربوط و مبادله ی آنها، تهیه و شرح وظایف کلیه معاونت ها و مدیریت ها ، طراحی و پیشنهاد چارت سازمانی، تهیه و تبیین افق و چشم انداز آتی سازمان می باشد. ضمناً فعالیت های شاخص این دفتر به طور خلاصه به شرح ذیل ذکر می گردد.
- انجام کلیه امور مربوط به تهیه و تدوین بودجه سازمان.
- همکاری با مدیران و روسای واحدها در امر تهیه و تنظیم بودجه.
- جمع آوری بودجههای پیشنهادی توسط واحدهای مختلف و بررسی برنامهها و اعتبارات مورد پیشنهاد.
- تلفیق و تنظیم بودجههای پیشنهاد شده در قالب هدفها و خط مشی کلی سازمان.
- نظارت بر نحوه مصرف اعتبارات و سنجش میزان پیشرفت عملیات در هر یک از واحدها.
- نظارت بر مصرف اعتبار تخصیصی به واحدهای مختلف بر اساس بودجه تفصیلی مصوب هیات امنا و سایر قوانین و مقررات مالی مورد عمل سازمان و ارائه گزارش جهت طرح در هیات امنای ذیربط.
- دفاع از بودجه پیشنهاد شده در مراجع رسیدگی.
- ابلاغ بودجه مصوب به هر یک از واحدها و تخصیص اعتبارات مصوب در دورههای سه ماهه به واحدهای سازمان.
- نگهداری حساب و دفاتر اعتبارات بودجهای برحسب فعالیت و برنامههای اجرائی سازمان و نظارت بر اجرای واحدها.
- بررسی و مبادله بودجه تفصیلی اعتبارات جاری و عمرانی با وزارت متبوع.
- بررسی و مبادله موافقتنامههای مربوط به فعالیتهای عمرانی با سازمان برنامه و بودجه کشور.
- تدوین برنامههای کوتاهمدت، میانمدت و بلندمدت سازمان بر اساس اهداف، سیاستها و استراتژیهای کلان سازمان با همکاری واحدهای مختلف جهت پیشنهاد آن به رئیس سازمان.
- انجام بررسیهای سازمانی به منظور برنامهریزی و برآورد نیروی انسانی مورد نیاز سازمان با همکاری حوزه معاونت اداری، و مالی و پشتیبانی.
- مطالعه و بررسی مستمر در سازمان و وظایف واحدهای تابعه به منظور برنامهریزی، تفکیک و تقسیم صحیح وظایف بین واحدها و جلوگیری از تکرار و تداخل وظایف سازمان.
- تهیه و تنظیم نمودار سازمانی (تشکیلاتی) و تهیه و تنظیم پستهای سازمانی متناسب با وظایف و مسـئولیتهای واحدهای تابعه سازمان با همکاری واحدهای ذیربط.
- برقراری ارتباط با مراجع ذی صلاح جهت تجدید نظر و تغییرات در ساختار سازمانی سازمان.
- مطالعه و بررسی در خصوص تهیه و تنظیم شرح وظایف واحدها و همچنین شرح وظایف پستهای سازمانی سازمان و ابلاغ آنها به واحدها پس از تصویب توسط هیأت امنا.
- بررسی پیشنهاد واحدها در مورد تغییر و اصلاح پستهای سازمانی و شرح وظایف و تهیه گزارشات لازم و انجام اقدامات ضروری جهت رفع مشکلات سازمانی آنها.
- مطالعه و بررسی رستههای شغلی مشاغل سازمان و ارائه نظرات و پیشنهادات اصلاحی به مراجع ذیربط با همکاری مدیریت منابع انسانی سازمان.
- مطالعه و بررسی طبقه بندی مشاغل کارکنان سازمان.
- تشخیص و تعیین رشته شغلی پستهای سازمانی با توجه به طرحهای طبقهبندی مشاغل.
- برنامهریزی و ارائه طریق برای بهبود روشهای انجام کار و تحول اداری و بهرهوری.
- پشتیانی، هدایت و نظارت بر فعالیتهای بهرهوری و تحول اداری سازمان.
- تعیین وضعیت موجود سازمان از طریق شناسایی نقاط قوت و تنگناها و مشکلات و فرصتها و تهدیدات پیش رو جهت تعیین راهبردهای پیشنهادی در راستای ارتقاء به وضعیت مطلوب.
- برنامه ریزی و نظارت بر طراحی، بهینه سازی، و انطباق نظامهای مدیریتی متناسب و مورد نیاز جهت اجرای برنامههای توسعه آموزش عالی.
- انجام طرحهای مطالعاتی مربوط به اصلاح ساختار سازمانی ساختار نیروی انسانی، فرهنگ سازمانی، سیستمها و روشهای مورد عمل در سازمان.
- انجام طرحهای مطالعاتی برای تعیین اقدامات لازم در مورد اصلاح مقررات و آئین نامههای داخلی سازمان با هدف سادهسازی و هماهنگ ساختن آنها.
- برنامهریزی و نظارت در زمینه بررسی سیستمها، روشها و رویههای مورد عمل در سازمان و انجام اقدامات لازم در جهت اصلاح و بهبود آنها با هدف افزایش رضایتمندی کارکنان و ارباب رجوع، تسهیل در انجام کارها و انطباق با نیازهای جدید.
- تهیه و تنظیم گزارش ادواری از اجرای برنامههای تحول اداری و بهرهوری در سازمان.
- اجرای مصوبات و دستورالعملهای شورای نظارت، ارزیابی و تضمین کیفیت عتف.
- جمع آوری اطلاعات و آمار مورد نیاز در چارچوب مصوبات شورای نظارت، ارزیابی و تضمین کیفیت عتف و تجزیه و تحلیل دادهها و دسته بندی اطلاعات مربوط به آن و ارائه گزارش به شورای مذکور.
- همکاری با گروههای نظارت و ارزیابی اعزامی از طرف وزارت علوم، تحقیقات و فناوری.
- نظارت و ارزیابی فعالیتهای سازمان در چارچوب برنامههای رشد و توسعه کشور بر اساس اهداف سند چشم انداز و نقشه جامع علمی کشور در بخش آموزش عالی با هماهنگی وزارت متبوع.
- نظارت بر حسن اجرای کلیه قوانین و مقررات سازمان و ارائه گزارش موارد تخلف به ریاست سازمان و یا معاونتهای ذیربط.
- تهیه گزارش مربوط به کیفیت پژوهشی، فناوری، بین الملل، اجرایی و ... سازمان بر اساس الگوهای تنظیم شده از سوی شورای نظارت، ارزیابی و تضمین کیفیت عتف و ارائه آن به ریاست سازمان جهت انعکاس به وزارت علوم، تحقیقات و فناوری.
- ارزیابی ارتقاء کیفیت و کمیت فعالیتهای پژوهشی، فناوری، بین الملل، اجرایی و ... و میزان کارائی برنامهها و مقررات بر اساس عوامل و شاخصهای تعیین شده در قالب سیاستهای مصوب.
- جمعآوری و ارائه نظرات و پیشنهادهای لازم در جهت اصلاح و بهبود کیفیت پژوهشی، فناوری، بین المل، اجرایی و ... در سازمان.
- ایجاد هماهنگی و ارتباط میان شورای نظارت، ارزیابی و تضمین کیفیت عتف و مدیریت نظارت، ارزیابی و تضمین کیفیت سازمان.
- بررسی و ارزیابی مستمر کارکرد گروههای پژوهشی، پژوهشکدهها و واحدهای تابعه سازمان و ارائه گزارش به مدیریتهای ذیربط سازمان.
- بررسی مشکلات و موانع رشد کیفی پژوهش و فناوری در سازمان و ارائه طرح های مناسب جهت بهبود و افزایش سطح کیفی پژوهش و فناوری سازمان.
- نظارت و ارزیابی منظم فعالیتهای مدیران سازمان با هماهنگی و همکاری معاونتهای ذیربط.